Queridos amigos do setor florestal, espero que estejam todos bem
Continuamos falando da estrutura e das relações que existem em uma empresa florestal. Antes de tudo, eu gostaria de recapitular brevemente o que escrevemos em nossas colunas anteriores:
Artigo 1 – introdução e a importância de se avaliar o escritório de uma empresa florestal
Artigo 2 – a estrutura organizacional precisa espelhar os objetivos da empresa
Artigo 3 – a organização interna da empresa molda o clima organizacional, que retém funcionários
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Nesse momento, quero levar ao leitor um tema que tende a permear todos esses tópicos anteriores, por isso a atualização. Falaremos aqui de comunicação e, consequentemente, de tecnologia.
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Inicialmente, vou trazer algumas situações problemáticas que podem existir em empresas florestais: Alguns dados se perdem no meio do processo? Existem problemas nas solicitações das áreas de apoio? Existem muitas versões do cadastro florestal? Mapas e procedimentos são desatualizados?
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Uma singela situação pode evidenciar o problema. É comum em sua empresa pessoas compartilhando informações importantes por whatsapp? Cada pessoa cria sua própria versão do arquivo e trabalha em direções diferentes, o que pode resultar em confusão. Isso é particularmente preocupante, pois indica que a tecnologia está sendo mal utilizada ou até mesmo se tornando uma vilã.
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Não precisamos ir longe para entender os potenciais prejuízos dessas falhas de comunicação. Qual a gravidade de se comprar um insumo de forma superestimada ou mesmo contratar um prestador baseados em dados incorretos de demanda?
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Reforçando, nós não estamos falando de problemas de comunicação entre o campo e o escritório. Estamos abordando as quebras de comunicação entre as áreas de gestão das florestas.
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Mesmo em grandes empresas do setor esses problemas não são incomuns. Uma das causas é até simples: investir em comunicação interna, aparentemente, não dá o mesmo retorno de se investir em operações. Aparentemente!
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Por outro lado, quem dera se essas questões se resumissem somente aos investimentos e receitas. Ocorre que muitos líderes nem mesmo valorizam tais necessidades. Subestimam a comunicação interna considerando que sabem o que precisa ser feito e quando.
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Dessa forma, vimos que o problema pode ser grande e frequente. Gostaria de sugerir alguns prismas para enfrentarmos essas questões de comunicação:
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- Líderes
- Pessoas
- Processos
- Tecnologia e;
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Para a construção de um ambiente onde a comunicação é eficiente nós precisamos iniciar pela análise dos líderes, como sempre. Um líder verdadeiramente preocupado é capaz de propagar essa cultura pela empresa.
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Quero destacar a figura do gestor pois é ele quem tem o poder de motivar e convencer as pessoas, os funcionários. Estes últimos, por sua vez, são as pessoas que devem executar atenciosamente, ou não, as trocas de informação. Em outras palavras, o pensamento de um funcionário pode ser: por que deveria seguir fielmente os processos criados se nem os meus líderes encorajam isso?
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No âmbito das pessoas, é importante ressaltar que há que se respeitar a maturidade do time e os treinamentos oferecidos. Um time consciente e capaz de conduzir processos é crucial e não será obtido em pouco tempo. O desenvolvimento de uma equipe pode levar anos (falamos no artigo anterior sobre a importância da retenção de pessoas, certo?).
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Chegamos aos processos. O mapeamento das principais atividades realizadas em uma empresa é uma atividade trabalhosa. Mesmo que eu considere essa atividade árdua, se existir uma equipe voltada para isso, essa questão pode ser realizada sem problemas, mas é algo que consome bastante tempo dos envolvidos.
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Por fim, as tecnologias. Elas podem guiar a construção de processos interativos que conectem os diversos departamentos de uma empresa. Junte-se a isso a elaboração de formulários que alimentem as demandas entre as áreas. Hoje existe grande oferta de aplicativos e softwares que podem criar processos bem amarrados.
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À medida que a empresa se torna mais complexa, pode ser necessário contratar um desenvolvedor para personalizar as soluções disponíveis no mercado. Adicionalmente, a seleção de um bom SGF – sistema de gestão florestal, também colabora com a boa conexão entre as partes da empresa.
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Não poderíamos passar esse importante tópico sem ao menos mencionar a estrutura organizacional. Quero dizer, de nada adianta um processo tecnológico e bem desenhado se não temos uma estrutura de acompanhamento. Pessoas que estarão encarregadas de identificar gargalos, atrasos e falhas nos processos. É a estrutura que organiza e torna os processos “vivos”.
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Soma-se a isso um importante tema que adveio da pandemia, o home office. Essa forma de trabalho tem criado oportunidades e desafios para a comunicação em empresas florestais. Há quem diga, por um lado, que as pessoas à distância são fontes de falhas de comunicação. Por outro, o quanto a dependência da presencialidade não decorre de não termos processos bem estabelecidos?
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Como disse anteriormente, para que haja bons processos é preciso a maturidade dos envolvidos e isso eu acredito que pode ser potencializado pelo trabalho presencial.
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Maturidade pode ser a palavra que melhor seja empregada a empresas que conseguem se comunicar. É visível quando uma empresa florestal possui processos fluidos, líderes preocupados e pessoas bem treinadas, a tecnologia vem como consequência desse ambiente fértil.
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Abraço e até a próxima.
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By Mário Coso – Engenheiro Florestal e Mestre em Administração
Imagem: Divulgação
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